Instalación y puesta en marcha de aplicaciones informáticas

 Necesidades de los entornos de explotación

En cuanto a la detección de las necesidades de la empresa, es un trabajo complejo y hay que tener en cuenta que se trata de un proceso largo que abarca desde el inicio de las entrevistas con la empresa cliente, hasta que se tiene una lista de todos los requerimientos de la aplicación necesaria y posteriormente, hasta que se implementa la aplicación informática.

Para saber cómo se debe comportar la aplicación es necesario analizar la información acerca de la empresa. Es importante conocer datos como:

- Los departamentos en los que está dividida la empresa.

- Las funciones que lleva a cabo cada departamento.

- Las políticas de seguridad que se llevarán a cabo en cuanto a protección física del hardware, copias de seguridad, etc., así como a la seguridad de contraseñas, usuarios, protección contra accesos no autorizados, etc. Esto es lo que se denomina seguridad lógica.

- Las necesidades de formación de los usuarios, que se tratarán más adelante. 

En el pasado, los grandes ordenadores solían ocupar habitaciones enteras, y las estancias que los albergaban debían cumplir estrictas normas en cuanto a ventilación, aislamiento de interferencias magnéticas y accesibilidad del material informático. Sin embargo, hoy en día, debido a la miniaturización de los componentes físicos de los ordenadores, ya no necesitan metros cuadrados de espacio. En cambio, se alojan en el interior de racks o armarios.

Requisitos mínimos del sistema

Antes instalar una aplicación en un ordenador, hay que comprobar que cumple con los requisitos para que esta se pueda llevar a cabo.

De este modo, el comportamiento será el esperado. Generalmente, si al instalarse, una aplicación no encuentra en el equipo lo que necesita, el proceso no finalizará.

Características a tener en cuenta antes de instalar una aplicación:

- Requerimientos de memoria RAM, procesador y espacio en disco duro.

- Necesidades de recursos gráficos, tarjeta de vídeo, etc. Existen aplicaciones que demandan mucho estos recursos.

- Sistemas operativos con los que trabajan las aplicaciones.

- Determinar si la aplicación trabajará con múltiples usuarios o no.

Los requerimientos de las aplicaciones son muy variables y en la mayoría de los casos dependerán del tipo de aplicación.

Los requerimientos de Office 2007:

- Equipo y procesador de 500 MHz o superior.

- Memoria 256 MB de RAM como mínimo.

- Disco duro 1,5 GB. Una parte de este espacio se liberará después de la instalación si se elimina del disco duro el paquete de descarga original.

- Unidad de CD-ROM o DVD.

- Monitor con una resolución de 1024 x 768 o superior.

- Sistema operativo Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2, Windows Server 2003 con SP1 o posterior.

Esta información técnica y otra información útil la puedes encontrar en la página web oficial de Microsoft.

Procedimientos de instalación y configuración

La instalación de una aplicación supone actualmente un procedimiento sencillo, ya que suele ir guiado mediante asistentes. Es necesario evaluar el impacto que la aplicación tendrá sobre el sistema donde se instalará. Esto es más que obligatorio cuando instalamos más de un sistema operativo en un mismo ordenador. En cuanto a Office 2007, no implica grandes cambios en el sistema, si bien es aconsejable desinstalar versiones anteriores.

Para instalar una aplicación, comprobamos que nuestro ordenador cumple los requisitos de los recursos. Basta con hacer clic con el botón derecho en el icono Mi PC del escritorio y luego en Propiedades. Aparecen las características técnicas de nuestro ordenador.

Para detallar el proceso de instalación de una aplicación nos basaremos en la instalación de Office 2007, siguiendo los siguientes pasos:

1. Desinstalar versiones previas de Office.

2. Insertar el DVD de instalación de Office 2007.

3. Seguir los pasos guiados de instalación, que serán los siguientes:

- Insertar la clave del producto (el software no gratuito requiere clave para la instalación).

- Establecer la ubicación en nuestro equipo de los archivos del pro-grama, lo recomendable es que se dejen en la carpeta o ruta determinada por defecto en la instalación, que en este caso es: C: Archivos de programa Microsoft Officel.

- Elegir las aplicaciones y componentes de Office 2007 que se quieren instalar: Word, Excel, Access, PowerPoint y Outlook.

- Desde este momento y hasta el final de la instalación responderemos a las preguntas que vayan surgiendo.

4. Reiniciar el ordenador cuando termine la instalación.

En el menú Inicio, en la opción de Todos los programas, se habrá creado el grupo de iconos de Office 2007, donde pueden observarse todos los componentes de Office que se instalaron. Después se puede realizar su configuración. Es posible configurar varias opciones de Word, como la autocorrección o la ortografía.

Cada aplicación de Office tiene su propio menú de Propiedades donde podemos ajustarlas según nuestras necesidades.

Técnicas de asistencia al usuario

Una vez que el proyecto de programación, instalación y puesta en marcha de la aplicación está realizado, se deben impartir cursos a los futuros usuarios de la aplicación para que estos se adapten a ella. Con el fin de aumentar el rendimiento de la empresa. Los cursos a los usuarios suelen ser impartidos por las mismas personas que han desarrollado la aplicación instalada.

La empresa encargada del desarrollo de la aplicación entrega al usuario una documentación donde buscar información sobre la instalación y puesta en marcha de la aplicación, que contenga indicaciones para actualizarla y detalle los servicios de postventa.

En el caso de estar trabajando con una aplicación realizada a medida para una empresa, también será necesario elaborar un manual de uso de la misma para el usuario, que deberá incluir información respecto a su utilización diaria.

Si la aplicación es compleja, o bien demasiado novedosa, es conveniente realizar un curso donde se impartan todos los conocimientos necesarios.

Debe cumplir estos requisitos:

- Identificar los tipos de usuarios que van a utilizar la aplicación.

- Detectar las necesidades de formación de los usuarios y segmentarlos en grupos según su perfil.

- Establecer los contenidos de formación de los niveles del curso.

- Organizar y evaluar el curso.

Cuando los usuarios trabajan con la nueva aplicación, es normal que surjan incidencias o problemas, para resolverlos existe la asistencia a las empresas clientes, bien en forma de proyecto de mantenimiento que resuelva problemas de la aplicación, que les surjan a los usuarios, etc., o bien mediante asistencia telefónica para resolver problemas de menor envergadura.